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Regolamento comunale per il diritto di accesso ai documenti amministrativi


Capo 1
Disposizioni preliminari

Art. 1
Oggetto

Il presente regolamento ha per oggetto:

a) la disciplina per l’accesso ai documenti amministrativi da parte di tutti i cittadini;
b) il rilascio di copie di documenti amministrativi ai cittadini;
c) la disciplina per l’accesso ai documenti amministrativi da parte dei consiglieri comunali;
d) la disciplina del rilascio di copie di documenti amministrativi ai consiglieri comunali;

Art. 2
Finalità

Il presente regolamento ha la finalità di assicurare la massima trasparenza dell’attività amministrativa e di garantire lo svolgimento imparziale della stessa.

Per tali finalità chiunque vi abbia interesse, per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti, ha diritto di accesso ai documenti amministrativi secondo le modalità previste nei successivi articoli.

Art. 3
Definizione di documento amminisrativo

E considerato documento amministrativo:

a) qualsiasi atto formato dalla Pubblica Amministrazione, compresi gli atti interni.
b) qualsiasi atto utilizzato ai fini dell’attività amministrativa e/o per l’emanazione di atti amministrativi.

Tali atti possono essere: manoscritti - dattiloscritti - videoscritti - tipografici - rappresentazioni grafiche, fotografiche e cinematrografiche - su supporti elettromagnetici.

Art. 4
Definizione di Atto preparatorio

Sono considerati “atti preparatori“ tutti quelli, che direttamente o indirettamente, concorrono alla formazione di un documento amministrativo.


Art. 5
Ambito di applicazione oggettivo

Secondo quanto stabilito da Regolamento approvato con D.P.R. 27/6/1992 n. 352 sono sottratti all’accesso, in base alla natura dell’atto, solo gli atti che riguardano:

a) la sicurezza pubblica,
b) la difesa nazionale,
c) le relazioni internazionali,
d) la politica valutaria,
e) l’ordine pubblico,
f) la repressione e la prevenzione della criminalità,
g) la sicurezza dei beni e delle persone,
h) l’attività di polizia giudiziaria,
i) la vita privata o la riservatezza dei terzi, (persone, gruppi od imprese). Si garantisce però agli interessati la visione di atti relativi ai procedimenti amministrativi in corso la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i loro interessi giuridicamente tutelati.

In via generale inoltre l’accesso può essere differito motivatamente, specie nella fase preparatoria degli atti, fino a quando la relativa conoscenza può impedire o comunque gravemente ostacolare lo svolgimento dell’azione amministrativa.

Inoltre, in caso di atti antichi, l’Amministrazione può porre una provvisoria indisponibilità e rinviare l’accesso, attivare gli adempimenti di ricerca, fino a porre il rifiuto, ove gli atti richiesti abbiano formato oggetto di scarto ai sensi delle normative vigenti (dieci anni).

Art. 6
Ambito di applicazione soggettivo

I soggetti richiedenti l’accesso agli atti amministrativi devono essere portatori di un interesse personale e concreto e devono perseguire la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti.

La descrizione di tale interesse deve essere fatta nell’istanza di accesso in relazione ad ogni singolo atto richiesto ed è in facoltà dell’Amministrazione valutarne la congruenza al fine di motivare un’eventuale risposta negativa.

è consentito altresì l’accesso ai documenti amministrativi, nelle modalità di cui ai precedenti articoli, alle Amministrazioni, alle Associazioni ed ai Comitati portatori di interessi pubblici o diffusi.

Tutti i Consiglieri Comunali possono esercitare il diritto di accesso ai documenti amministrativi ai fini dell’effettivo e pieno esercizio della loro funzione.


Capo 2
Modalità per l'esercizio dei diritti di accesso ai documenti Amministrativi

Art. 7
Costituzione dell'Ufficio per la presa visione di documenti amministrativi

Al fine di assicurare la massima trasparenza sull’attività amministrativa, in relazione al disposto dell’art. 25 della L.R.. N. 10/91 è costituito in seno all’ufficio di segreteria e sotto la diretta responsabilità del Segretario Generale del Comune, l’ufficio per la visione dei provvedimenti da parte dei cittadini. Il funzionario preposto a detto Ufficio è il Capo Settore Segreteria, coadiuvato dal personale assegnato al medesimo settore.

Tutti i cittadini possono liberamente accedere a detto ufficio durante il normale orario di ricevimento al pubblico, secondo l’ordine di arrivo.


Art. 8
Procedura per la presa visione dei documenti amministrativi da parte dei cittadini

I cittadini dovranno compilare apposita richiesta indicante il documento da visionare e l’interesse personale e concreto e/o la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti derivante loro da tale atto.

Il Segretario Comunale, responsabile dell’ufficio di cui all’art. 7, valutata la congruenza della richiesta, entro il termine massimo di giorni due, accoglierà l’istanza presentata o ne darà motivato rifiuto all’interessato.

Ne caso di accoglimento della richiesta presentata ciascun Capo Settore, incaricato della custodia del documento richiesto, consentirà, compatibilmente con i compiti di istituto ed in ogni caso non oltre il terzo giorno dall’accoglimento dell’istanza, la visione del documento amministrativo richiesto.


Art  9
Procedura per la presa visione dei documenti amministrativi da parte dei Consiglieri Comunali

I Consiglieri Comunali avanzeranno semplice richiesta verbale a ciascun Capo Settore incaricato della custodia del documento richiesto per la visione di tutti i documenti amministrativi utili all’esercizio delle funzioni inerenti la carica ad eccezione di quelli elencati all’art, 5 vigente regolamento.

Il Capo Settore, informato il Segretario Comunale, consentirà l’immediato accesso ai documenti aministrativi richiesti, ad eccezione di quelli indicati all’art. 5 presente regolamento, compatibilmente con i compiti di istituto ed in ogni caso non oltre il giorno successivo.


Capo 3
Riscio di copie di documenti Amministrativi


Art. 10
Rilascio di copie di documenti amministrativi ai cittadini

Per il rilascio di copie di documenti amministrativi, ad eccezione di quelle elencate all’art. 5, i cittadini dovranno compilare apposita istanza contenente l’esatta indicazione del documento richiesto e specificando altresì l’interesse personale e concreto e/o la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti derivante loro da tale atto.

IL Segretario Comunale, valutata la congruenza della richiesta, provvederà entro il temine di due giorni, all’accoglimento dell’istanza o ne darà motivato rifiuto.

Successivamente il Capo Settore, incaricato della custodia dell’atto, provvederà, entro il termine di giorni cinque al rilascio in copia conforme del documento amministrativo richiesto.

All’atto del ritiro gli interessati dovranno depositare presso l’ufficio Economato le somme necessarie:

a) per l’applicazione dei diritti di segreteria
b) per il rimborso di spese di riproduzione fotostatica in applicazione della tariffa, per il rilascio al pubblico di copie e documenti, approvata dal Presidente del Consiglio dei Ministri ( L.500, 1 -2 fotocopie; L.1000, 3 -4 fotocopie,ecc.) salvo successive modifiche ed integrazioni.

Nel caso si rendesse necessaria la richiesta di chiarimenti o di integrazione dell’istanza, i termini riprenderanno a decorrere dalla data del ricevimento dei chiarimenti o della integrazione.

Le istanze dovranno essere fatte distintamente per ciascun documento richiesto.

è facoltà degli interessati richiedere in luogo delle copie integrali, gli estratti dei provvedimenti.

Tuttavia tenuto conto che, di norma, vengono rilasciate fotocopie, gli estratti dovranno essere in ogni caso relative a pagine intere, a comprendere la prima e l’ultima pagina del provvedimento.

Delle pagine omesse dovrà essere fatto cenno prima della copia conforme.


Art. 11
Rilascio di copie di documenti amministrativi ai Consiglieri Comunali
I consiglieri, ai fini dell’effettivo e pieno esercizio della loro funzione, per ottenere il rilascio delle copie di documenti amministrativi, ad eccezione di quelli elencati all’art. 5, senza spese dovranno inoltrare domanda scritta al Segretario Comunale

Il Segretario Comunale, valutata l’istanza provvederà all’accoglimento o ne darà motivato rifiuto.

In caso di accoglimento il Capo Settore, incaricato della custodia del documento richiesto, provvederà al rilascia della copia.

La richiesta del rilascio delle copie si intende limitata ai provvedimenti richiesti ed i loro allegati, incluso qualsiasi atto richiamato ma non facente parte integrante di esso, se richiesto.

I detti documenti saranno rilasciati senza alcuna spesa da parte del richiedente..

Tutte le richieste dovranno essere esitate tempestivamente e comunque entro e non oltre 2 giorni dalle richieste stesse.

In caso di convocazione urgente del Consiglio Comunale il rilascio degli atti richiesti dovrà, ove possibile,essere immediato.

Tutti i dipendenti hanno l’obbligo di fornire ai Consiglieri tutte le informazioni necessarie all’esercizio del loro mandato così come dispone l’articolo 24 comma 1, della Legge n. 816 del 27/12/85 e dell’art. 56 della L.R. n. 9 del 1986.


Art. 12
Divieto di presa visione degli atti originali

Al fine di assicurare la diligente conservazione degli atti, è fatto divieto, in linea di massima, di consentire la visione dei documenti in originale.

Solo in casi di estrema eccezionalità, sotto la diretta responsabilità del Segretario Generale ed in costante sua presenza, potrà essere consentita la visione degli atti originali.


Capo 4
Disposizioni Finali


Art. 13
Pubblicità del Regolamento

Il presente Regolamento dovrà essere tenuto esposto nei locali dell’ufficio preposto, e all’Albo Pretorio del Comune.

Tutti i cittadini ne potranno prendere visione in qualsiasi momento.


Art. 14
Leggi e Atti Regolamentari

Per quanto non espressamente previsto dal presente Regolamento saranno osservate le norme vigenti in materia nel rispetto anche delle norme dettate dalla L. n. 675/96..


Art. 15
Entrata in vigore del presente Regolamento

Il presente Regolamento entrerà in vigore il primo giorno del mese successivo alla scadenza della sua ripubblicazione all’Albo Pretorio del Comune per 15 giorni consecutivi, successivi alla avvenuta esecuzione dell’atto.